Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest B4 Consulting, Inh. Jacek Bienias, Karl-Marx-Straße 7, 15230 Frankfurt (Oder), Niemcy (dalej: „Administrator”). Kontakt: kontakt@adreswniemczech.de, tel. +49 176 34570152. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest to wymagane w naszej sytuacji. W sprawach danych osobowych piszemy na ten sam adres e-mail.

2. Zakres i cele przetwarzania

Odwiedziny strony. Serwer zapisuje w logach adres IP, datę i godzinę, adres żądanej strony, kod odpowiedzi oraz dane przeglądarki. Robimy to, żeby strona działała i była bezpieczna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi są przechowywane przez 7 dni, o ile hosting nie ustawia inaczej.

Formularz kontaktowy. Przetwarzamy imię, adres e-mail, treść wiadomości i ewentualne inne dane, które wpiszesz. Wiadomość trafia na naszą skrzynkę e-mail. Służy to odpowiedzi na zapytanie i prowadzeniu rozmów przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Dane usuwamy, gdy sprawa zostanie załatwiona, a jeśli dojdzie do umowy, przechowujemy je tak jak dane umowne. Formularz zawiera pole ochronne przed botami (niewidoczne dla ludzi) oraz ogranicza liczbę wysyłek z jednego adresu IP.

Kontakt e-mail i telefoniczny. Dane, które nam podasz, wykorzystujemy do odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).

Zawarcie i wykonanie umowy o usługi biura wirtualnego. Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta oraz osób reprezentujących firmę, dane rejestrowe, dane niezbędne do rozliczeń i faktur oraz treść korespondencji, którą odbieramy dla klienta. Przy odbiorze poczty otwieramy kopertę i skanujemy dokumenty tylko w zakresie ustalonym w umowie. Skany zapisujemy w folderze klienta w Google Drive i udostępniamy klientowi przez link. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), a w zakresie obowiązków ustawowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obowiązki wynikające z prawa o praniu pieniędzy. Jako dostawca adresów firmowych musimy w niemieckim prawie (GwG) zidentyfikować klienta i jego beneficjentów rzeczywistych oraz przechowywać dokumentację przez 5 lat od zakończenia stosunku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Księgowość i podatki. Dokumenty księgowe przechowujemy tak długo, jak wymaga prawo niemieckie, zasadniczo do 10 lat (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Analityka (Google Analytics 4). Działa tylko po Twojej zgodzie w banerze cookies. Bez zgody skrypt nie jest wczytywany. Zgodę wyrażasz, zmieniasz lub wycofujesz w każdej chwili w „Ustawieniach cookies” w stopce strony; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO i § 25 ust. 1 TDDDG. Google zbiera m.in. skrócony adres IP, przybliżoną lokalizację (miasto, region) ustalaną na podstawie adresu IP, informacje o urządzeniu (w tym jego model) i przeglądarce oraz przeglądane podstrony. Dane analityczne przechowujemy 2 miesiące.

3. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy tylko podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), oraz tam, gdzie wymaga tego prawo:

• OVH Sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, Polska, oraz spółki grupy OVHcloud, w tym OVH SAS, Francja: hosting strony i poczta e-mail (wsparcie techniczne może być świadczone także spoza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych);
• Google Ireland Limited: Google Workspace i Google Drive (przechowywanie skanów i dokumentów), a po Twojej zgodzie Google Analytics;
• Strato AG, Niemcy: przechowywanie danych (usługa chmurowa HiDrive);
• doradca podatkowy i księgowość, banki obsługujące płatności, organy publiczne, jeśli wynika to z przepisów.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Google może przetwarzać dane na serwerach w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla firm certyfikowanych w EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) lub, gdyby przestała obowiązywać, standardowe klauzule umowne (art. 46 RODO). Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc do nas.

5. Okres przechowywania

Dane przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do celu, w którym je zebraliśmy, a potem przez okresy wymagane prawem lub do czasu przedawnienia roszczeń (w Niemczech co do zasady 3 lata od końca roku, w którym roszczenie powstało). Dane z formularza usuwamy najpóźniej po 12 miesiącach od zakończenia sprawy, jeśli nie doszło do umowy.

6. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@adreswniemczech.de.

Masz także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dla nas właściwy jest: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow. Możesz też złożyć skargę do organu w swoim kraju (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zapytanie. Podanie danych potrzebnych do zawarcia umowy jest warunkiem jej zawarcia. Dane wymagane przepisami o praniu pieniędzy musimy zebrać, bo inaczej nie możemy świadczyć usługi.

8. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

9. Cookies i Local Storage

Strona korzysta z niezbędnych mechanizmów technicznych, w tym z zapisu Twojego wyboru w sprawie cookies (w pamięci przeglądarki, na około 6 miesięcy). Nie wymagają one zgody (§ 25 ust. 2 TDDDG). Cookies analityczne Google ustawiamy wyłącznie po zgodzie. Czcionki są hostowane na naszym serwerze, więc Twoja przeglądarka nie łączy się w tym celu z serwerami zewnętrznymi.

10. Zmiany polityki

Możemy zmienić tę politykę, gdy zmieni się prawo lub nasze usługi. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie.